Interne controle

Interne controle

Ordina geeft hoge prioriteit aan interne beheersing. De interne beheersing wordt continu beoordeeld en verder geprofessionaliseerd, waarbij er aandacht is voor de governancestructuur, processen, systemen en controles én bewustzijn onder management en medewerkers voor het belang van de juiste toepassing daarvan.

Concreet is onze interne governance opgebouwd uit de volgende bouwstenen:

Strategieontwikkeling

De strategie van Ordina en de daaraan verbonden doelstellingen en ambities worden jaarlijks kritisch beoordeeld. Waar nodig stellen we bij aan de hand van de ontwikkelingen in de markt en de kansen en bedreigingen die wij zien. We beoordelen of dat nodig is met een analyse van sterktes en zwaktes en een strategisch risicoassessment. De Raad van Bestuur draagt hiervoor de verantwoordelijkheid. Tevens wordt de strategische koers van Ordina minimaal jaarlijks uitgebreid besproken met de Raad van Commissarissen.

Vertaling strategische doelen naar business plannen en meerjarige ambities

De strategische doelstellingen, inclusief de belangrijkste kansen en risico's, worden met de directies van de verschillende bedrijfsonderdelen gedeeld, zowel collectief als individueel. De strategische doelstellingen van Ordina als geheel en de bijdrage aan een of meer van die doelstellingen door de verschillende bedrijfsonderdelen vormen de basis voor de businessplanning en meerjarenplanning van de onderdelen. Het businessplan bevat per bedrijfsonderdeel, naast een financiële begroting, een aantal concrete businessdoelstellingen die worden vertaald in enkele Key Performance Indicatoren, die gedurende het jaar consequent worden gemeten op voortgang.

Analyse van resultaten en forecasts en maandelijkse interne rapportagecyclus

Maandelijks worden de financiële resultaten van de bedrijfsonderdelen en hun forecasts geanalyseerd, zowel op lokaal als op centraal niveau.

Op divisieniveau houden we jaarlijks risicoassessments. Gesignaleerde risico’s worden vertaald naar maatregelen. Het management rapporteert vervolgens periodiek over de resultaten van de maatregelen. Als dat nodig is, bij materieel wijzigende omstandigheden, houden we tussentijds een nieuw assessment.

Het management en de business controllers van de verschillende bedrijfsonderdelen rapporteren maandelijks schriftelijk over de voortgang van de realisatie van hun businessplan, de daaruit voortvloeiende Key Performance Indicatoren en financiële performance aan de Raad van Bestuur. Maandelijks vinden aan de hand van die rapportage voortgangsgesprekken plaats, waarin in elk geval worden besproken: de in eerdere reviews afgesproken acties, de relevante commerciële ontwikkelingen, de financiële resultaten van de afgesloten maand en de daarbij geactualiseerde forecasts, het verloop en de werving van medewerkers en de voortgang in de uitvoering van belangrijke projecten.

De rapportagecyclus kent een kwartaalritmiek. Maandelijks roulerend wordt er met nadruk aandacht besteed aan voortgang op strategische doelen, riskmanagement en forecasting voor de komende kwartalen.

Alleen indien er sprake is van materiële veranderingen wordt de forcast maandelijks bijgesteld.

Transparante administratieve organisatie

Verantwoordelijkheden, bevoegdheden, functiescheidingen, richtlijnen, procedures en processen zijn bij Ordina op een heldere en toegankelijke wijze vastgelegd in de Succes Manual (Business Management Framework), een digitaal handboek.

Management en businesscontrollers van de bedrijfsonderdelen zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de processen en systemen. In 2011 heeft de nadruk gelegen op de bewustwording voor het toepassen van de processen en procedures die zijn vastgelegd in de Succes Manual. De financiële administratie wordt gevoerd in SAP, het binnen Ordina gehanteerde primaire systeem voor de administratie en de bedrijfsvoering.

Zodra sprake is van verdergaande integratie, ook op het gebied van nieuwe bedrijfslijnen, worden ook richtlijnen, procedures en processen en systemen geïntegreerd. Bij onze Belgische bedrijven geldt het Nederlandse interne-governancemodel als leidraad voor de verdere ontwikkeling en professionalisering van de risicobeheersing.

Ordina rapporteert alleen over duurzame prestaties die expliciet kunnen worden gemeten. Het doel is om deze rapportage langzaam uit te breiden aan de hand van een groeimodel. Er vindt nog geen externe ‘assurance’ plaats op de duurzaamheidsprestaties.

Projectbeheersing

Een gedegen beheersing van resultaatverantwoordelijke projecten begint bij een kritische beoordeling van kansen en risico's tijdens het commerciële proces en de verplichte betrokkenheid van management van het juiste niveau, afhankelijk van de omvang van een mogelijke opdracht. Om dit te waarborgen is de Deal Review Systematiek geïmplementeerd. In de verschillende fasen van een aanbesteding helpt deze systematiek om bewust een besluit te nemen over het al dan niet aanbieden op een project of uitbesteding (bid, no bid).

Belangrijk onderwerp binnen de Deal Review Systematiek is de beoordeling van risico's en de maatregelen die kunnen worden genomen om deze te beheersen. Uiteraard worden bij het aangaan van projecten risico's geaccepteerd. Deze moeten echter door een combinatie van trackrecord, ervaring, strak project-management en contractuele afspraken met de klant, inclusief een maximering van aansprakelijkheid, te managen en te overzien zijn.

De afdeling Assurance (samenvoeging van Internal Audit en Business Assurance) houdt toezicht op de consequente toepassing van de DRS. De voortgang van belangrijke projecten wordt meegenomen in de maandelijkse reviewgesprekken van de divisies. Dat geldt ook voor de belangrijkste uitkomsten van de bevindingen van Assurance.

Control Selfassessment en interne en externe audits

Het sluitstuk van onze interne governancestructuur wordt gevormd door het afgeven van een schriftelijke bevestiging door het 2e-lijnsmanagement dat gedurende het boekjaar de processen en procedures zoals vastgelegd in de Succes Manual zijn opgevolgd. Daarnaast wordt periodiek een control selfassessment onder een brede groep leidinggevenden uitgezet. In 2011 hebben we in België het control selfassessment uitgevoerd en binnen Nederlandse organisaties het riskassessment 2010 met de directieleden geüpdatet. Ten slotte worden interne en externe audits uitgevoerd.
De afdeling Assurance, die rechtstreeks rapporteert aan de Chief Financial Officer, voert audits uit op de correcte toepassing en naleving van interne procedures en richtlijnen. De oriëntatie ligt daarbij zowel op financiële als op operationele audits. Doelstelling is om aan de hand van de uitkomsten te komen tot een continue verdere professionalisering van onze interne beheersing. Daarnaast dragen deze instrumenten bij tot een voortdurende verhoging van het risicobewustzijn binnen Ordina.

Naast interne audits vinden externe audits plaats, zowel op het gehanteerde kwaliteitssysteem als op de administratieve organisatie en de financiële resultaten. Tevens wordt op het gebied van Application Outsouring en BPO onafhankelijke ‘assurance' gegeven aan klanten op het bestaan en de werking van relevante processen en beheersingsmaatregelen. De externe audits worden uitgevoerd door onder meer KPMG, Bureau Veritas en onze externe accountant PricewaterhouseCoopers. Dit op zowel het gehanteerde kwaliteitssysteem als de administratieve organisatie en de financiële resultaten. Ook wordt op het gebied van application outsourcing onafhankelijke ‘assurance’ gegeven aan klanten. Daarbij gaat het om de aanwezigheid en de werking van relevante processen en beheersingsmaatregelen. De externe accountant richt zich op de correcte toepassing en werking van interne controlemaatregelen die van belang zijn in het kader van de totstandkoming van de jaarrekening. De uitkomsten van de audits van de externe accountant worden mondeling en schriftelijk gerapporteerd aan zowel de Raad van Bestuur als de Raad van Commissarissen.

Oordeel van de Raad van Bestuur

Als Raad van Bestuur zijn wij verantwoordelijk voor de strategie met het bijbehorende risicoprofiel en de opzet en werking van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen. Deze systemen zijn erop gericht om met een redelijke mate van zekerheid, voortdurend op de hoogte te zijn van de mate waarin wij onze strategische en operationele doelstellingen bereiken, de betrouwbaarheid van de financiële verslaglegging te borgen, en te handelen in overeenstemming met op onze organisatie van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

De opzet van onze interne risicobeheersings- en controlesystemen ten aanzien van onze strategische, operationele, compliance- en financiële verslagleggingsrisico's heeft binnen Ordina hoge prioriteit en blijft, mede gezien de ontwikkeling van de omgeving en de onderneming zelf, continu onderhevig aan verdere verfijning en verbetering. In het verslagjaar hebben wij de opzet en werking van deze interne risicobeheersings- en controlesystemen geëvalueerd. De uitkomsten daarvan waren positief en zijn, inclusief ons risicoprofiel, besproken met de Raad van Commissarissen.

Desondanks kunnen deze systemen nimmer absolute zekerheid geven dat zich bij Ordina geen onjuistheden van materieel belang kunnen voordoen.